Débit préautorisés
Les débits préautorisés (DPA) – aussi appelés débits directs, prélèvements automatiques, retraits préautorisés ou paiements préautorisés (PPA) – sont un outil puissant pour les entreprises.
Les DPA servent typiquement à effectuer des paiements récurrents, par exemple, pour les mensualités hypothécaires et les services publics, les cotisations, les dons de bienfaisance, les placements RER et les primes d'assurance.
Les DPA personnels sont des paiements récurrents automatisés tirés sur les comptes bancaires de vos clients pour le paiement des biens ou services que vous fournissez.
Les DPA d'entreprise sont des paiements pour les biens ou services liés à votre entreprise, par exemple, des paiements entre franchisés et franchiseurs, distributeurs et fournisseurs ou marchands et fabricants.
Les DPA de gestion de trésorerie servent à transférer, consolider ou repositionner des fonds entre comptes détenus que votre entreprise ou des entreprises étroitement liées détiennent dans des institutions financières différentes. Par exemple, une société mère peut utiliser des DPA de gestion de trésorerie pour retirer des fonds du compte de sa filiale.
Paiements Canada et ses institutions financières participantes ont fixé les conditions de traitement des DPA pour exiger les autorisations voulues et assurer une protection contre les retraits irréguliers.
Les frais récurrents portés aux cartes de crédit ne sont pas considérés comme des DPA et ne sont pas régis par la Règle H1.
Pour commencer
En premier lieu, vérifiez si votre institution financière offre un service de DPA à ses entreprises clientes. Si oui, vous conclurez un contrat (appelé « Lettre d'engagement du bénéficiaire » dans la Règle H1). Votre institution financière conviendra d'émettre des DPA en votre nom, et vous conviendrez de vous conformer aux Règles de Paiements Canada qui s'appliquent aux DPA.
Vous devrez aussi avoir un accord (appelé « Accord de DPA du payeur » dans la Règle H1) en place avec vos clients. Cet accord peut être établi sur papier ou par électronique (en ligne ou par téléphone, par exemple).
Il incombe à votre institution financière d'examiner les formules et les processus connexes que vous avez l'intention d'utiliser. Votre institution financière a peut-être un accord modèle à vous proposer. Vous pouvez aussi reprendre les éléments obligatoires de l'accord de DPA dans un autre accord ou contrat.
Tous les accords doivent contenir certains éléments obligatoires (qui se trouvent à l'annexe II de la Règle H1) :
- la date de l'accord, et la signature de votre client (sur les accords papier)
- l'autorisation du payeur de tirer des fonds sur un compte particulier (vous pouvez demander à votre client un chèque « Nul » pour faire confirmer ses coordonnées, mais ce n'est pas obligatoire)
- la catégorie de DPA
- DPA personnels (p. ex., paiement de services publics, mensualités hypothécaires, etc.)
- DPA d'entreprise (p. ex., pour les activités commerciales d'une entreprise, comme les fournitures, le bail, etc.)
- les accords de gestion de trésorerie (p. ex., pour permettre à une société mère de prendre des fonds à sa filiale)
- le montant
- si les paiements sont pour un montant fixe, ce montant doit être précisé
- si les paiements sont pour un montant variable (comme une facture de services publics qui varie en fonction de l'utilisation), l'accord doit le préciser
Note : Dans le cas des DPA de montants variables, vous devez donner au moins 10 jours de préavis du montant avant le paiement, à moins que le payeur n'accepte de renoncer à ce délai ou de l'abréger, ou si le payeur vous demande de changer le montant.
- la date du retrait
- retrait à intervalles fixes (p. ex., hebdomadairement, mensuellement, annuellement ou à dates déterminées, etc.)
- retrait déclenché par un événement précisé (p. ex., les fonds seront retirés du compte chaque fois que le payeur communiquera avec le courtier en valeurs mobilières pour acheter un placement)
- retrait sporadique (c.-à-d. le débit qui survient occasionnellement, de façon irrégulière, par intermittence, peu souvent, etc.)
Note : Il faut l'autorisation du payeur avant chaque DPA sporadique. Elle peut se donner par mot de passe ou code secret, par exemple.
- instructions sur la façon d'annuler l'accord
- coordonnées de votre entreprise pour que le payeur puisse communiquer avec vous, le bénéficiaire
- une déclaration obligatoire de recours/remboursement, qui doit se lire : « Vous avez [ou « J'ai/Nous avons », selon le contexte] certains droits de recours si un débit n'est pas conforme au présent accord. Par exemple, vous avez [ou « j'ai/nous avons », selon le contexte] le droit de recevoir le remboursement de tout débit qui n'est pas autorisé ou qui n'est pas conforme au présent Accord deDPA. Pour obtenir plus d'information sur vos [mes/nos] droits de recours, [je peux/nous pouvons communiquer] communiquez avec votre [mon/notre] institution financière ou visitez [visiter] www.cdnpay.ca. »
Autres renseignements pour les accords électroniques
Si vos clients s'inscrivent par voie électronique, vous devez vérifier que les coordonnées personnelles et/ou bancaires qu'ils vous ont données leurs appartiennent effectivement. Pour des exemples de la façon de procéder, consultez le paragraphe 5 e) de la Règle H1 ou adressez-vous à votre institution financière.
Vous devez aussi envoyer au client une confirmation écrite des conditions de l'accord au moins 3 jours avant le premier paiement (vous pouvez le faire par courriel). La confirmation doit préciser tous les éléments obligatoires qui se trouvent à l'annexe IV de la Règle H1.
Pour établir un DPA de gestion de trésorerie
Puisque vous transférez des fonds entre comptes détenus par la même entreprise ou une entreprise étroitement liée, vous n'avez pas à établir un accord de DPA avec l'autre partie. Par contre, vous devez avoir un accord (une Lettre d'engagement du bénéficiaire) en place avec l'institution financière qui traitera ces paiements pour vous.
Puis-je annuler un accord pour mon client?
Oui, vous le pouvez.
Le montant d'un accord de DPA peut-il être changé? Pouvons-nous ajouter des frais de service? Si un client achète d'autres biens ou services, ces frais peuvent-ils être ajoutés à un accord existant?
Oui, vous pouvez changer le montant d'un accord de DPA, à condition d'en informer d'avance votre client dans un délai précis, conformément à la Règle H1.
Si les paiements ne sont pas à intervalles fixes, vous devez informer votre client au moins 10 jours civils avant le changement du montant, à moins que l'accord ne permette spécifiquement de changer le montant (à la demande du client) ou si vous ou votre client convenez d'abréger la période de préavis ou d'y renoncer.
Conservez une copie des changements avec l'accord initial pour au moins un an après le dernier débit porté au compte.
Vous trouverez de l'information détaillée aux articles 14 et 15 de la Règle H1.
Que puis-je faire si un paiement est retourné pour la raison « Il n'existe pas d'accord » lorsqu'il y a effectivement un accord en place?
Le cas doit se régler en dehors de notre cadre des règles, conformément à l'article 24 de la Règle H1.
Le montant d’un DPA peut-il varier selon ce que doit le client?
Oui, mais cela doit être clairement précisé dans l’accord de DPA du payeur.
Pour les DPA de montants variables à intervalles fixes (p.ex., mensuels), le client doit être informé au moins 10 jours avant chaque paiement, sauf si le client et l’émetteur de factures conviennent de réduire la période de préavis ou d’y renoncer dans l’accord de DPA du payeur. La renonciation doit figurer en évidence dans un accord papier (p. ex., en caractères gras, en surligné ou en souligné) ou être communiquée expressément à votre client dans le cas d'un accord électronique.
Les paiements ponctuels sont-ils permis? Dois-je avoir un accord en place?
Oui, les débits préautorisés ponctuels sont permis et il vous devez avoir un accord en place. La Règle H1 s'applique à la fois aux DPA récurrents et aux DPA ponctuels
Les entreprises situées à l'extérieur du Canada doivent-elles suivre la Règle H1?
Oui, si elles retirent des fonds des comptes bancaires détenus auprès des institutions financières participantes au Canada. Leurs accords et les processus connexes doivent respecter les exigences obligatoires de la Règle H1.
Qu'arrive-t-il si mon client vend ou achète une entreprise? Le nouveau propriétaire peut-il maintenir les DPA?
Oui, mais le nouveau propriétaire aura besoin :
Lettre d'engagement : le nouveau propriétaire en a peut-être déjà une avec son institution financière. S'il n'en a pas, la Lettre d'engagement peut être transférée, ou « cédée » au nouveau propriétaire, si l'institution financière concernée accepte cette façon de faire.
Accords de DPA du payeur : un grand nombre d'accords de DPA du payeur (ou confirmations écrites) sont assortis d'une disposition de cession. Il s'agit d'un énoncé bien en évidence (p. ex., en caractères gras, en souligné ou en surligné) qui permet le transfert ou la « cession » de l'accord. Si les accords avec les clients actuels de l’entreprise renferment une disposition de cession, le nouveau propriétaire peut maintenir le DPA si l’institution financière de l’entreprise met fin aux accords existants (et autorise les nouveaux accords). L’émetteur de factures doit aussi envoyer tous les détails du transfert à ses clients (en précisant le nom et les coordonnées du nouveau propriétaire).
Si les accords existants ne contiennent pas de disposition de cession, le nouveau propriétaire devra envoyer un avis par écrit précisant les détails du transfert aux clients (y compris le nom et les coordonnées du nouveau propriétaire) au moins 10 jours avant de tirer les fonds sur leurs comptes. Le nouveau propriétaire peut aussi établir un nouvel accord avec chaque client avant de retirer des fonds de son compte. Vous trouverez plus de détails à l'article 25 de la Règle H1.